Tous les membres de votre entreprise méritent d’être choyés et respectés. Cet article vous donne quelques clés logistiques pour une bonne organisation d'évènement au château. Il s’adresse aux office managers et directeurs qui souhaitent organiser un séminaire résidentiel disruptif, utile et efficace dans un château !
Organiser un séminaire dans un château permet de valoriser vos équipes et de leur montrer que vous tenez à eux. Un lieu grandiose favorise fortement ce sentiment auprès de vos collaborateurs, quels qu’ils soient (managers, consultants, commerciaux, responsables de branche, etc.).
Attention, pour l’organisation A-à-Z d’un séminaire résidentiel, nous vous conseillons de lire Organiser le meilleur séminaire de France dans un château(lien F).
L’enjeu ? Une logistique bien rodée favorise la réalisation des quatre objectifs de votre séminaire résidentiel ou de votre journée d’étude au vert :
La motivation du personnel à travers un retour au beau, à la nature, à l’authentique
La cohésion des équipes à travers des idées d’activités de team building qui élèvent
L’adhésion au projet de l’entrepriseà travers une communication et un choix de château cohérent
L’efficacité du travail lors d’une journée au vert avec un programme adapté au rythme de la nature…
La logistique pour motiver ses équipes à travers un retour au beau, au naturel et à l’authentique
L’organisation d’un séminaire résidentiel dans un château ou d’une simple journée d’étude vise à offrir un cadre attrayant, simple. D’un point de vue logistique cela suppose de respecter des règles :
La mise en condition : se rendre dans un lieu éloigné du bureau mais facilement accessible (gare, aéroport, axe routier…) et non loin de son lieu de travail (maximum 1h30 pour une journée d’étude, 3h30 pour un séminaire résidentiel de deux jours ou plus)
Un effet « wahou » immédiat : Un environnement naturel avec une végétation foisonnante dans un parc libre d’accès et si possible un château visible dès l’arrivée !
Le sentiment d’être choyé : Un service d’accueil irréprochable, de préférence réalisé par le propriétaire du château qui prend soin d’expliquer l’histoire des lieux, la dimension esthétique et architecturale des bâtiments, des jardins et du mobilier en vous présentant les espaces qui vous seront dédiés
Les espaces lumineux, beaux et inspirants qui restent parfaitement équipés : Des salles de travail et de réunion bien décorées (peintures, tableaux…) et éclairées par la lumière naturelle. Il faudra aussi veiller à l’équipement sur place qui doit être parfaitement fonctionnel (paperboard, chaises tablettes, tables, rétroprojecteurs, écran, post-it, stylo, feuille, imprimante…) avec un mobilier adéquat, facilement adaptable pour l’organisation de petits groupes ou de conférence
Des lieux de repos qui suscitent un sentiment de paix : Des chambres totalement équipées, avec vue sur le domaine, et si possible un petit cadeau d’accueil du château
La cohésion des équipes à travers des idées de jeux de team building qui élèvent les participants
Pour élever vos équipes et pour la motivation du personnel de façon plus générale, les jeux de team building doivent être vivants, adaptés et valorisants. D’un point de vue logistique cela suppose de :
Expliquer vos choix d’activités en amont pour donner du sens : les équipes sont sensibles à l’engagement sociétal, solidaire ou auprès de projet qui les dépassent. Créer l’émulation est particulièrement facile dans le cadre de projets collectifs sociaux ou engagés auprès d’un but commun. Cela est possible pour n’importe quelle activité dès lors qu’elle est bien présentée !
Préparer des activités courtes pour valoriser vos équipes : choisir des activités autour de la découverte de savoir-faire, de l’admiration du beau, de l’apprentissage de nouvelles pratiques (sciences, art, culture…). Ne choisissez pas des activités qui ne servent pas directement l’élévation de vos équipes. Ils sont là parce qu’ils y sont obligés, vous devez leur offrir le meilleur pour les valoriser
Intégrer dans votre programme un temps pour favoriser le retour aux sources : travailler au vert ou au bureau, quelle différence ? Pour les équipes, la seule et unique, c’est d’être dans un environnement pur, frais, bucolique… proposez des temps en extérieur, des temps où le contact avec la nature est réel.
Pour s’inspirer, vous trouverez le TOP 50 des idées de team building qui détonnent (lien P).
L’adhésion au projet de l’entreprise à travers une communication et un choix de château cohérent avec les enjeux du séminaire
Le séminaire résidentiel ou la journée d’étude sont des moments particulièrement propices pour véhiculer des valeurs. D’un point de vue logistique cela suppose :
De préparer un petit document de présentation du séminaire ou du programme de la journée d’étude qui contient notamment un descriptif du château ;
De réserver un temps, avant un repas notamment, pour remercier les équipes de leur présence. Puis ce sera l’occasion de rappeler les valeurs, les objectifs ou la stratégie de l’entreprise et de faire le lien avec le lieu choisi ;
En tant que directeur inspirant, vous pouvez raconter une histoire autour du lieu choisi et votre vision. Cela permet à vos équipes de mieux vous connaître et de se laisser guider par vous, avec plus de confiance.
L’efficacité du travail lors d’une journée au vert avec un programme adapté au rythme de la nature…
Un programme de travail au château devrait – a priori – être le même qu’ailleurs. Pourtant, si vous voulez organiser une journée détente, efficace et utile, n’hésitez pas à transformer vos habitudes et à vivre au rythme de la nature !
Efficacité garantie :
Lever des équipes à l’heure où chante le coq, vers 6h30, suivi d’une balade silencieuse dans le domaine pour admirer la rosée du matin
Retour vers 7h30 pour un petit-déjeuner de prince
Début du travail à 8h (les empereurs commençaient à 6h…) alterné de pauses
Déjeuner à 12h, au restaurant ou non, avec les produits de saison suivi d’une courte sieste dans des lieux de repos
Reprise du travail à 13h30 alterné de pauses et d’un moment plus sportif ou culturel
Pour la meilleure journée détente d’entreprise, voici les recommandations :
Lever à 8h30
Petit-déjeuner à 9h
Session de visite, grand jeux, jeux de drone à 10h
Pause à 11h
Repas (panier, traiteur, buffet ou restaurant) ou atelier culinaire à 13h
Jeux immersifs à 14h30
Pause à 16h30
Session de conférence à 17h
Temps partagés ou de détente à 19h
Diner assis à 20h
Cluedo / Murder Party / Théatre immersif dès 22h
Soirée arrosée jusqu’au bout de la nuit avec open-bar
Une bonne programmation évènementielle ne s’arrête pas là. Il faut aussi tenir compte des besoins de chaque collaborateur et :
Etablir des horaires maximum à ne pas dépasser,
Sélectionner les restaurants ou le traiteur et prévoir des plats de substitution en fonction des allergies et des spécificités alimentaires,
Déterminer la taille des sous-groupes (nombre de personnes) à l’avance,
Choisir des temps de réunion adaptés aux horaires habituels de travail,
Etc.
Pour en savoir plus sur le TOP 15 des châteaux dédiés au séminaire résidentiel en Ile de France (IDF)(lien J).
A vous de jouer !
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