Vous voulez organiser le séminaire parfait pour votre équipe ou votre direction ? Rien de plus facile, à condition d’être rigoureux.
Dans ce guide, vous trouverez les étapes à suivre pour l’organisation de votre meilleur séminaire d’entreprise, inspiré des techniques des entreprises « best place to work ». Si vous cherchez simplement l’inspiration pour motiver le personnel, les équipes opérationnelles, vos consultants ou vos managers, voici 50 idées d'exercices de team building originaux pour un séminaire idéal ! (lien P) à pratiquer au vert ou en ville.
Il existe un débat concernant l’organisation d’un séminaire inspirant : faut-il d’abord déterminer avec précision le contenu et les contraintes de son évènement (composition de mes équipes, nombre de personnes, objectifs à atteindre, activités de team buiding spécifiques, activités innovantes ou plus traditionnelles…) et adapter le lieu ? Ou bien, faut-il commencer par identifier le lieu idéal selon ses contraintes spécifiques (taille du groupe, budget, logistique, distance, accessibilité, proximité des bureaux…) et organiser le contenu de son séminaire en fonction ?
Compte tenu de la variété des séminaires, force est de constater que le lieu détermine davantage le type de contenu que l’inverse, notamment parce que les activités de team buidling ou de séminaire peuvent s’adapter aux lieux, alors que le contraire est rarement vrai.
Les Quatre Règles à suivre pour organiser le séminaire idéal dans un château :
Tout organisateur de séminaire, et plus largement d’évènement d’entreprise, doit savoir aborder ces quatre règles pour ne rien oublier :
Trouver le lieu idéal pour recevoir un séminaire d’entreprise grand ou petit
Visiter le château idéal de votre séminaire résidentiel ou de votre journée d’étude
Etablir un programme logistique et l’emploi du temps du séminaire
Avoir des idées de contenus innovants pour un séminaire incentive
Comment trouver le lieu idéal pour le meilleur séminaire de votre catégorie ?
Pour vous aider spécifiquement sur cette partie, nous avons construit la liste des TOP 15 des châteaux en Ile-de-France pour un évènement d'affaires (lien J).
Sinon, voici nos recommandations !
Choisir des lieux beaux, équipés, correspondant à votre budget
Le séminaire idéal a lieu dans un espace équipé, beau, inspirant, naturel, authentique où de nombreuses activités différentes peuvent avoir lieu (journée de travail, team building, journée détente, activités de groupe, soirée ou gala d’entreprise…).
Les monuments historiques, protégés ou non, s’y prêtent particulièrement bien car ils ont été conçus pour accueillir, loger et recevoir de nombreuses personnes en même temps. Les châteaux, manoirs, abbayes, gentilhommières, maisons de maître, grands hôtels, belles demeures, palais, hôtels particuliers… sont autant de lieux au service de l’apprentissage, de l’inspiration, du travail, de la nature, du bien-être, de la vie en groupe, et des fêtes.
Aussi, l’organisation du séminaire est particulièrement idyllique dans un site historique, propice au développement de l'esprit d'équipe et à l’organisation d’activités variées.
L’intérêt de choisir un château ou un site historique
Pour cela, il est intéressant de regarder les caractéristiques des différents châteaux. Nos recommandations pour trouver le château hôtel idéal :
Choisir un cadre au vert, avec un grand parc de plusieurs hectares ;
Sélectionner un parc avec idéalement différents espaces naturels, culturels ou sportifs pour que les équipes puissent s’y détendre ;
Identifier un château dont le nombre de chambre variera en fonction du nombre de personnes et aussi de l’objectif de votre séminaire ;
Retenir le domaine le plus authentique possible, « dans son jus ».
Quelle gamme choisir pour le meilleur des séminaires ?
Pour l’organisation d’un séminaire dans un château hôtel, le niveau de gamme peut être variable. La variété de châteaux royaux et d’hôtels permet de créer un séminaire prestigieux, haut de gamme, ou plus simple, rustique, avec des prix adaptés.
Pour trouver des lieux nouveaux, confidentiels ou des salles équipées à Paris, en ville ou au vert à des prix abordables, permettant de travailler la motivation des équipes, regardez Bedouk ou Kactus ou faites appel à Hephata, spécialisé dans l'organisation d'évènement d'entreprise dans les châteaux !
Maintenant, passons aux aspects techniques !
La liste de ce qu’il faut trouver dans le château idéal de séminaire, partout en France
Pour organiser le séminaire idéal, rien ne doit être laissé au hasard. Ici, vous trouverez la liste complète (lien G) de tout ce qu’il faut vérifier dans un lieu de séminaire.
Pour rappel le lieu idéal répond aux objectifs de l’entreprise, aux contraintes de taille et de budget. A priori, il est naturel, authentique, atypique et dispose d’espaces de verdure. Il permet de se retrouver en équipe de façon simple et chaleureuse. Le lieu doit favoriser l’accueil d’activités incentive, le travail, la convivialité ou le bien-être.
Pourtant, il convient de s’assurer de :
La composition des salles du château hôtel et la présence de salles de sous-commission, de chambres, d’amphithéâtres, d’une cuisine, d’un restaurant...
La composition du domaine du séminaire et les équipements. Le château doit permettre l’organisation d’un séminaire avec un contenu riche !
La flexibilité laissée par les gestionnaires du site est très importante ! Faire une pause récréative dans un hôtel à l’heure de votre choix n’est pas toujours possible, alors qu’elle est généralement complètement libre dans un château tenu par une famille.
La distance idéale avec les villes de Paris, Lyon, Bordeaux, Strasbourg, Marseille, Lille, Nantes ou Toulouse. Que vous soyez proche de Lyon, près de Paris, à Strasbourg ou Marseille même, vous devez contrôler les points d’entrée logistiques (aéroport, gare TGV la plus proche, accessibilité en voiture…)
La notoriété du château et les avis. L’organisation d’un séminaire dans un château est connue pour avoir un effet de motivation supplémentaire pour les équipes car il y a un fort effet « wahou », force l’admiration, permet de s’approprier les lieux et de s’identifier à l’histoire, ce qui contribue à enrichir l’expérience vécue par l’équipe.
La logistique et la programmation d'un séminaire résidentiel bien rôdé
Commencer par lister les enjeux de votre séminaire d’entreprise
Avant toute chose il convient de lister les enjeux du meilleur séminaire pour votre entreprise. Parmi eux, les organisateurs évènementiels retrouvent le plus souvent :
Motiver des équipes et lutter contre le turn-over. Habituellement organisés à l’initiative des dirigeants, des managers, de l’happiness officer, de l’office manager ou de la direction des Ressources Humaines ;
Donner du sens au travail et lutter contre le "bore out". Habituellement organisés à l’initiative des dirigeants, de l’happiness officer, des directions des Ressources Humaines ou de la Communication ;
Rassembler autour d’un projet commun, pour annoncer des résultats, construire ou partager sur son travail. Généralement organisés à l’initiative de la direction de la Communication ou des responsables commerciaux ;
Elaborer des stratégies et trouver l’inspiration sur des projets complexes, augmenter la performance. Souvent organisés à l’initiative des dirigeants, administrateurs ou responsables commerciaux ;
Détendre, reposer, favoriser le ressourcement. Souvent organisés à l’initiative des collaborateurs.
A ce sujet, Hephata a conçu des packs séminaires très spécifiques (lien B) qui pourront vous aider en fonction de la composition de vos équipes, de la personnalité des collaborateurs et des enjeux de votre entreprise.
Etablir une programmation parfaite pour le séminaire au château !
Nous vous recommandons d’établir un programme précis du séminaire avec des activités de team building adaptées. C’est un moyen simple et efficace qui ne dépend pas du budget et qui contribue fortement à créer la cohésion et avoir un impact positif sur les équipes.
Pour l’organisation du séminaire, il est recommandé de noter précisément les tranches horaires et de travailler par journée ou demi-journée votre programmation avec des séquences de 15 minutes, 30 minutes, 1h, 1h30 ou 2h.
Varier les activités est le maître-mot du meilleur séminaire de France : ne l’oubliez pas ! Si vous emmenez vos équipes au vert, c’est bien pour sortir du quotidien afin d’offrir les conditions essentielles à créer du lien, de la cohésion, de la nouveauté…
Pour la meilleure journée d’étude d’entreprise, vous trouverez ici une proposition de programmes variés : des astuces pour l’organisation d’un séminaire complet (lien M).
Sinon, vous pouvez vous inspirez du programme traditionnel :
Petit-déjeuner à 8h
Session de travail, de formation ou conférence à 9h
Pause à 11h
Session atelier, partage d’équipe, détente sportive à 11h30
Repas (panier, traiteur, buffet ou restaurant) à 13h
Workshop, session collaborative à 14h30
Pause à 16h30
Session de conférence ou animation à 17h
Temps partagés ou de détente à 19h
Dîner assis à 20h
Soirée débat, jeux de société ou libre dès 22h
Tous ces éléments peuvent sembler compliqués mais il faut vraiment en tenir compte lorsqu’on est responsable de l’organisation d’un séminaire. Que l’on soit happiness officer, manager, dirigeant ou responsable de communication ou commercial, il faut être aussi rigoureux que les organisateurs évènementiel et les agences de communication.
Enfin, il faudra être tout aussi inventif pour proposer des idées de team building, des jeux d’entreprise, des idées de sorties, des animations de soirée, bref, du contenu riche et varié pour votre séminaire…
Quelques idées d’activités pour le meilleur séminaire incentive de France !
Créer l’émotion, un évènement d’entreprise beau, excitant, sensoriel, joyeux qui apporte du bonheur à vos équipes, ça se travaille en profondeur.
Choisir l’ambiance qui fera de votre évènement d’entreprise le meilleur !
Des moments vivants, animés, paisibles, détendus, heureux, inspirés, dynamiques, compétitifs, pensifs…. Quelle ambiance souhaitez-vous créer ? N’hésitez pas à profiter du château pour créer des ambiances féériques, insolites, mémorables !
Toute activité, tout équipement, toute animation devra dépendre de cette dynamique que vous souhaitez créer pour vos collaborateurs.
Une suggestion : lister les émotions que vous souhaitez faire ressentir à vos équipes. De là, découleront les idées d’expériences.
Les expériences idéales et les jeux pour souder les équipes
L’organisation d’un séminaire au château avec des animations variées ne suppose absolument pas un budget plus important !
Les propriétaires de châteaux et gestionnaires d’hôtel ont souvent à cœur d’adapter leurs budgets pour répondre le mieux à vos espérances. Vous trouverez ici des techniques d’organisation de séminaire construites en lien avec des propriétaires de châteaux ouverts aux séminaires.
Focus sur les séminaires de sales team réussis
Lorsqu’il s’agit de convention, de sales convention, de motivation des équipes commerciales de façon générale, des activités de formation doivent alterner avec des activités ludiques d’entrainement à la joute commerciale.
Les activités de groupe, les jeux et les animations à fort impact émotionnel et sensoriel contribuent à améliorer la performance des équipes.
Le team building au château, créateur de sens !
Organiser des réunions de travail au vert, dans un domaine naturel n’est pas anodin ! En plus d’être originales, les activités développées dans un cadre exceptionnellement beau favorisent la bonne entente et contribuent à apporter un sentiment de bonheur.
Donner du sens se fait encore plus aisément dans un lieu qui a du style, de la grandeur et… des besoins. Le patrimoine historique présente l’avantage de devoir être choyé, restauré et l’implication des équipes peut en être un team challenge intéressant.
Bref, à vous de jouer !